Tootela drives af Tootela SAS, et fransk selskab. Denne politik stilles til rådighed på dansk af praktiske årsager; i tilfælde af tvist gælder fransk ret, som angivet i vores Servicevilkår.
1. Hvem vi er
Denne privatlivspolitik gælder for webstedet tootela.net og Tootela-applikationen. Dataansvarlig er Tootela SAS, med hjemsted på Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, registreret i Frankrig under Paris 104 301 569.
Har du spørgsmål om, hvordan vi håndterer dine data, kan du kontakte contact@tootela.net. For anmodninger, der specifikt vedrører databeskyttelse, kan du kontakte vores DPO på contact@tootela.net.
2. Hvad vi indsamler
Vi indsamler kun det, der er nødvendigt for at drive tjenesten. Der er fem kategorier:
Kontodata
- Navn, e-mailadresse, adgangskode (hashet af vores autentificeringsudbyder, aldrig gemt i klartekst)
- Virksomhedsnavn, rolle, land (bruges til at lokalisere produktet)
- Profilbillede, hvis du uploader et
Kundeindhold
De data, du opretter eller uploader, mens du bruger Tootela : beskeder, dokumenter, filer, kontakter, salgsmuligheder, sager, projekter, kalenderbegivenheder osv. Du ejer dette indhold. Vi behandler det på dine vegne, så produktet fungerer. Vi tilgår det ikke til noget andet formål.
Brugsdata
Oplysninger om, hvordan du bruger produktet : besøgte sider, anvendte funktioner, opståede fejl, omtrentlig placering udledt af din IP-adresse, browser- og operativsystemtype. Vi bruger dette til at forbedre produktet og fejlfinde problemer. På marketingwebstedet kører statistik kun, hvis du giver samtykke (se afsnit 10).
Faktureringsdata
Hvis du abonnerer på en betalt plan, indsamler vi faktureringsoplysninger : virksomhedsnavn, faktureringsadresse, momsnummer. Kortnumre håndteres direkte af vores betalingsudbyder (Stripe) og rører aldrig vores servere.
Supportdata
Når du kontakter os, gemmer vi en registrering af samtalen, så vi kan hjælpe dig og forbedre produktet over tid.
3. Hvordan vi bruger dem
- Levere tjenesten: oprette din konto, synkronisere dine data, levere beskeder, generere fakturaer osv.
- Drive og forbedre: forstå, hvilke funktioner der bruges, rette fejl, overvåge ydeevnen.
- Kommunikere: besvare supporthenvendelser, sende transaktionsmails (kontobekræftelse, login-koder, faktureringskvitteringer, sikkerhedsadvarsler), sende servicemeddelelser.
- Marketing: hvis du har tilmeldt dig, sende et sjældent produktnyhedsbrev. Du kan afmelde dig med ét klik.
- AI-funktioner: når du bruger en AI-funktion (assistent, dokument-AI, kvitteringsanalyse, mødereferater), sendes det relevante indhold til vores AI-udbyder (Google Gemini) udelukkende for at generere svaret til den funktion.
- Jura og sikkerhed: forebygge svindel og misbrug, overholde retlige forpligtelser, håndhæve vores vilkår, beskytte vores rettigheder og andres rettigheder.
Vi bruger ikke dit kundeindhold til at træne AI-modeller, og vores kontrakter med AI-udbydere forbyder dem at træne på det. Vi sælger ikke dine data. Vi deler ikke dine data med annoncører.
4. Retsgrundlag (GDPR)
I henhold til GDPR skal vi have et retsgrundlag for hver behandlingsaktivitet. Sådan hænger det sammen:
| Aktivitet | Retsgrundlag |
|---|---|
| Drift af din konto, behandling af dit kundeindhold, AI-funktioner du aktiverer | Opfyldelse af kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b) |
| Fakturerings- og skatteregistre | Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c) |
| Forbedring af tjenesten, sikkerhed, svindelforebyggelse | Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) |
| Marketingmails, analysecookies på marketingwebstedet | Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) |
5. Hvem vi deler data med
Vi anvender et lille antal kontrollerede underdatabehandlere, hver især under en skriftlig databehandleraftale med passende GDPR-garantier:
| Underdatabehandler | Formål | Region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authentication, storage | EU — eu-west-3 (Paris, France) |
| Vercel Inc. | Application hosting, CDN, edge compute | Global edge |
| Stripe Inc. | Payment processing (incl. Stripe Connect for customers’ own invoice payments) | Ireland (EU) + USA |
| Resend Inc. | Transactional email delivery | USA (with EU SCCs) |
| Google LLC | Generative AI (Gemini API) for the AI assistant : opt-in only | USA (with EU SCCs) |
| LiveKit Inc. | Video meetings and calls (real-time audio/video infrastructure) | USA (with EU SCCs) |
| B2B Router (DocProcess group) | E-invoicing network access (Peppol / French PDP flows) | EU |
| Google LLC — Google Analytics 4 | Audience measurement : consent-gated, only loads after opt-in | USA (with EU SCCs) |
| Vercel Inc. — Vercel Analytics | Privacy-friendly, cookieless page analytics | Global edge |
| Google LLC — OAuth | Optional Gmail / Google Calendar sync : only when the user connects their Google account | USA (with EU SCCs) |
Vi opdaterer denne liste, når den ændres. Har du en Tootela-databehandleraftale, giver vi dig besked 30 dage før tilføjelse af en ny underdatabehandler, så du kan gøre indsigelse.
Derudover deler vi kun data:
- Efter din udtrykkelige instruks (f.eks. når du forbinder en tredjepartsintegration som Gmail- eller Google Kalender-synkronisering)
- Hvis det kræves af loven, en retskendelse, eller for at beskytte mod svindel eller overhængende skade
- I forbindelse med en virksomhedsoverdragelse (fusion, opkøb), med videreførelse af disse privatlivsforpligtelser
6. Internationale overførsler
Tootela er et fransk selskab, og vores database ligger i EU (eu-west-3 (Paris, France)). Nogle af vores underdatabehandlere opererer fra uden for EU (navnlig USA). Når det sker, er overførslen dækket af standardkontraktbestemmelser (SCC'er) godkendt af Europa-Kommissionen samt supplerende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
For AI-funktioner sendes indhold kun til vores AI-udbyder (Google Gemini), når du bruger funktionen, og kun det, der er nødvendigt for at generere svaret. Vores aftale med udbyderen forbyder træning på dette indhold.
7. Hvor længe vi opbevarer data
| Data | Opbevaring |
|---|---|
| Konto og kundeindhold (aktivt abonnement) | I hele kontoens levetid |
| Konto og kundeindhold (efter sletning) | Slettes permanent inden for 30 dage efter sletningsanmodningen, undtagen indhold omfattet af en retlig opbevaringspligt |
| Sikkerhedskopier | Overskrives i vores udbyders daglige rotation af sikkerhedskopier |
| Faktureringsregistre | 10 år (fransk skattelovgivning) |
| Serveradgangslogfiler | Opbevares af vores hostingudbydere i deres standardrotation og slettes derefter |
| Marketingdata | Indtil du afmelder dig; vi gemmer registreringen af din afmelding, så vi ikke kontakter dig igen |
8. Sikkerhed
Data krypteres under overførsel (TLS) og i hvile af vores infrastrukturudbydere. Autentificering håndteres af Supabase (adgangskoder hashet, aldrig gemt i klartekst), med tofaktorautentificering via e-mailkode tilgængelig. Adgang inden for et arbejdsområde er rollebaseret, og arbejdsområder er isoleret fra hinanden på databaseniveau. Vores udbydere tager daglige sikkerhedskopier. Det fulde billede findes på vores Sikkerhedsside.
Trods vores bedste indsats er intet system uangribeligt. Sker der et brud, der sandsynligvis vil medføre en risiko for dine rettigheder, underretter vi CNIL inden for 72 timer og informerer de berørte brugere uden unødig forsinkelse.
9. Dine rettigheder
I henhold til GDPR har du ret til:
- Indsigt: at anmode om en kopi af de personoplysninger, vi har om dig
- Berigtigelse: at få rettet unøjagtige oplysninger
- Sletning: at bede os slette dine data («retten til at blive glemt»)
- Begrænsning: at bede os midlertidigt indstille behandlingen af dine data
- Dataportabilitet: at modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format
- Indsigelse: at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse, herunder profilering
- Tilbagetrækning af samtykke: for enhver behandling baseret på samtykke, når som helst
- At indgive en klage: til den franske databeskyttelsesmyndighed, CNIL (cnil.fr)
For at udøve en af disse rettigheder kan du skrive til contact@tootela.net. Vi svarer inden for 30 dage.
10. Cookies
Marketingwebstedet bruger Google Analytics, der først indlæses, når du har givet samtykke via cookiebanneret; selve produktet bruger kun de cookies, der er nødvendige for at holde dig logget ind. Den fulde liste og hvordan du administrerer dem (herunder linket «Cookie preferences» i sidefoden) findes i vores Cookiepolitik.
11. Børn
Tootela er et B2B-produkt forbeholdt professionel brug. Tjenesten er ikke rettet mod børn under 16 år, og vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra dem. Hvis du mener, at et barn har oprettet en konto, så kontakt os, og vi sletter den.
12. Ændringer af denne politik
Hvis vi foretager væsentlige ændringer, underretter vi dig via e-mail og via et banner i produktet mindst 30 dage, før de træder i kraft. Datoen «senest opdateret» øverst på siden afspejler altid den aktuelle version.
13. Kontakt
Spørgsmål, bekymringer, anmodninger : contact@tootela.net, eller contact@tootela.net specifikt vedrørende databeskyttelse. Fysisk post: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.