Tootela driftes av Tootela SAS, et fransk selskap. Denne erklæringen leveres på norsk av praktiske hensyn; ved tvist gjelder fransk rett, slik det fremgår av våre Vilkår for bruk.
1. Hvem vi er
Denne personvernerklæringen gjelder for nettstedet tootela.net og Tootela-applikasjonen. Behandlingsansvarlig er Tootela SAS, med forretningskontor i Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, registrert i Frankrike under Paris 104 301 569.
Har du spørsmål om hvordan vi håndterer dataene dine, kan du kontakte contact@tootela.net. For forespørsler som spesifikt gjelder personvern, kan du nå vårt personvernombud på contact@tootela.net.
2. Hva vi samler inn
Vi samler bare inn det som er nødvendig for å drive tjenesten. Det finnes fem kategorier:
Kontodata
- Navn, e-postadresse, passord (hashet av vår autentiseringsleverandør, aldri lagret i klartekst)
- Firmanavn, rolle, land (brukes til å lokalisere produktet)
- Profilbilde hvis du laster opp ett
Kundeinnhold
Dataene du oppretter eller laster opp mens du bruker Tootela : meldinger, dokumenter, filer, kontakter, salgsmuligheter, saker, prosjekter, kalenderhendelser osv. Du eier dette innholdet. Vi behandler det på dine vegne for at produktet skal fungere. Vi går ikke inn i det for noe annet formål.
Bruksdata
Informasjon om hvordan du bruker produktet : besøkte sider, brukte funksjoner, oppståtte feil, omtrentlig plassering utledet av IP-adressen din, nettleser- og operativsystemtype. Vi bruker dette til å forbedre produktet og feilsøke problemer. På markedsføringsnettstedet kjøres statistikk kun hvis du samtykker (se avsnitt 10).
Faktureringsdata
Hvis du abonnerer på en betalt plan, samler vi inn faktureringsopplysninger : firmanavn, fakturaadresse, MVA-nummer. Kortnumre håndteres direkte av vår betalingsleverandør (Stripe) og berører aldri våre servere.
Supportdata
Når du kontakter oss, oppbevarer vi en registrering av samtalen slik at vi kan hjelpe deg og forbedre produktet over tid.
3. Hvordan vi bruker dem
- Levere tjenesten: opprette kontoen din, synkronisere dataene dine, levere meldinger, generere fakturaer osv.
- Drifte og forbedre: forstå hvilke funksjoner som brukes, rette feil, overvåke ytelsen.
- Kommunisere: svare på supporthenvendelser, sende transaksjonelle e-poster (kontobekreftelse, innloggingskoder, faktureringskvitteringer, sikkerhetsvarsler), sende tjenestemeldinger.
- Markedsføring: hvis du har samtykket, sende et sjeldent produktnyhetsbrev. Du kan melde deg av med ett klikk.
- AI-funksjoner: når du bruker en AI-funksjon (assistent, dokument-AI, kvitteringsanalyse, møtesammendrag), sendes det relevante innholdet til vår AI-leverandør (Google Gemini) utelukkende for å generere svaret for den funksjonen.
- Juss og sikkerhet: forebygge svindel og misbruk, overholde rettslige forpliktelser, håndheve vilkårene våre, beskytte våre rettigheter og andres rettigheter.
Vi bruker ikke kundeinnholdet ditt til å trene AI-modeller, og avtalene våre med AI-leverandører forbyr dem å trene på det. Vi selger ikke dataene dine. Vi deler ikke dataene dine med annonsører.
4. Rettslig grunnlag (GDPR)
I henhold til GDPR trenger vi et rettslig grunnlag for hver behandlingsaktivitet. Slik henger det sammen:
| Aktivitet | Rettslig grunnlag |
|---|---|
| Drift av kontoen din, behandling av kundeinnholdet ditt, AI-funksjoner du aktiverer | Oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) |
| Fakturerings- og skatteregistre | Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c) |
| Forbedring av tjenesten, sikkerhet, svindelforebygging | Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f) |
| Markedsførings-e-poster, analyseinformasjonskapsler på markedsføringsnettstedet | Samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a) |
5. Hvem vi deler data med
Vi bruker et lite antall kontrollerte underleverandører, hver under en skriftlig databehandleravtale med egnede GDPR-garantier:
| Underleverandør | Formål | Region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authentication, storage | EU — eu-west-3 (Paris, France) |
| Vercel Inc. | Application hosting, CDN, edge compute | Global edge |
| Stripe Inc. | Payment processing (incl. Stripe Connect for customers’ own invoice payments) | Ireland (EU) + USA |
| Resend Inc. | Transactional email delivery | USA (with EU SCCs) |
| Google LLC | Generative AI (Gemini API) for the AI assistant : opt-in only | USA (with EU SCCs) |
| LiveKit Inc. | Video meetings and calls (real-time audio/video infrastructure) | USA (with EU SCCs) |
| B2B Router (DocProcess group) | E-invoicing network access (Peppol / French PDP flows) | EU |
| Google LLC — Google Analytics 4 | Audience measurement : consent-gated, only loads after opt-in | USA (with EU SCCs) |
| Vercel Inc. — Vercel Analytics | Privacy-friendly, cookieless page analytics | Global edge |
| Google LLC — OAuth | Optional Gmail / Google Calendar sync : only when the user connects their Google account | USA (with EU SCCs) |
Vi oppdaterer denne listen når den endres. Har du en Tootela-databehandleravtale, varsler vi deg 30 dager før vi legger til en ny underleverandør, slik at du kan protestere.
Utover dette deler vi kun data:
- Etter din uttrykkelige instruks (for eksempel når du kobler til en tredjepartsintegrasjon som Gmail- eller Google Kalender-synkronisering)
- Hvis det kreves av loven, en rettskjennelse, eller for å beskytte mot svindel eller overhengende skade
- I forbindelse med en virksomhetsoverdragelse (fusjon, oppkjøp), med videreføring av disse personvernforpliktelsene
6. Internasjonale overføringer
Tootela er et fransk selskap, og databasen vår ligger i EU (eu-west-3 (Paris, France)). Noen av underleverandørene våre opererer fra utenfor EU (særlig USA). Når det skjer, er overføringen dekket av standard personvernbestemmelser (SCC-er) godkjent av Europakommisjonen, i tillegg til supplerende tekniske og organisatoriske tiltak.
For AI-funksjoner sendes innhold kun til vår AI-leverandør (Google Gemini) når du bruker funksjonen, og kun det som er nødvendig for å generere svaret. Avtalen vår med leverandøren forbyr trening på dette innholdet.
7. Hvor lenge vi lagrer data
| Data | Lagring |
|---|---|
| Konto og kundeinnhold (aktivt abonnement) | I hele kontoens levetid |
| Konto og kundeinnhold (etter sletting) | Slettes permanent innen 30 dager etter sletteforespørselen, med unntak av innhold omfattet av en rettslig oppbevaringsplikt |
| Sikkerhetskopier | Overskrives i leverandørens daglige rotasjon av sikkerhetskopier |
| Faktureringsregistre | 10 år (fransk skattelovgivning) |
| Servertilgangslogger | Oppbevares av hostingleverandørene våre i deres standardrotasjon og slettes deretter |
| Markedsføringsdata | Inntil du melder deg av; vi beholder registreringen av avmeldingen din slik at vi ikke kontakter deg igjen |
8. Sikkerhet
Data krypteres under overføring (TLS) og i ro av infrastrukturleverandørene våre. Autentisering håndteres av Supabase (passord hashet, aldri lagret i klartekst), med tofaktorautentisering via e-postkode tilgjengelig. Tilgang innenfor et arbeidsområde er rollebasert, og arbeidsområder er isolert fra hverandre på databasenivå. Leverandørene våre tar daglige sikkerhetskopier. Det fullstendige bildet finnes på vår Sikkerhetssiden.
Til tross for vår innsats er ingen systemer uangripelige. Skjer det et brudd som sannsynligvis vil medføre en risiko for rettighetene dine, varsler vi CNIL innen 72 timer og informerer berørte brukere uten ugrunnet opphold.
9. Dine rettigheter
I henhold til GDPR har du rett til:
- Innsyn: å be om en kopi av personopplysningene vi har om deg
- Retting: å få rettet uriktige opplysninger
- Sletting: å be oss slette dataene dine («retten til å bli glemt»)
- Begrensning: å be oss midlertidig stanse behandlingen av dataene dine
- Dataportabilitet: å motta dataene dine i et strukturert, maskinlesbart format
- Innsigelse: å protestere mot behandling basert på berettiget interesse, inkludert profilering
- Å trekke tilbake samtykke: for enhver behandling basert på samtykke, når som helst
- Å klage: til den franske personvernmyndigheten, CNIL (cnil.fr)
For å utøve en av disse rettighetene kan du sende e-post til contact@tootela.net. Vi svarer innen 30 dager.
10. Informasjonskapsler
Markedsføringsnettstedet bruker Google Analytics, som først lastes inn etter at du har samtykket via informasjonskapsel-banneret; selve produktet bruker bare informasjonskapslene som trengs for å holde deg innlogget. Den fullstendige listen og hvordan du administrerer dem (inkludert lenken «Cookie preferences» i bunnteksten) finnes i våre Retningslinjer for informasjonskapsler.
11. Barn
Tootela er et B2B-produkt forbeholdt profesjonell bruk. Tjenesten er ikke rettet mot barn under 16 år, og vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra dem. Hvis du tror et barn har opprettet en konto, kontakt oss, så sletter vi den.
12. Endringer i denne erklæringen
Hvis vi gjør vesentlige endringer, varsler vi deg via e-post og via et banner i produktet minst 30 dager før de trer i kraft. Datoen «sist oppdatert» øverst på siden gjenspeiler alltid den gjeldende versjonen.
13. Kontakt
Spørsmål, bekymringer, forespørsler : contact@tootela.net, eller contact@tootela.net spesifikt for personvern. Vanlig post: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.