Tootela wird von Tootela SAS, einem französischen Unternehmen, betrieben. Diese Erklärung wird der Einfachheit halber auf Deutsch bereitgestellt; im Streitfall gilt französisches Recht, wie in unseren Nutzungsbedingungen festgelegt.
1. Wer wir sind
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website tootela.net und die Tootela-Anwendung. Verantwortlicher für die Verarbeitung ist Tootela SAS, mit Sitz in Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, in Frankreich eingetragen unter Paris 104 301 569.
Bei Fragen dazu, wie wir Ihre Daten verarbeiten, wenden Sie sich an contact@tootela.net. Für Anfragen speziell zum Datenschutz erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter contact@tootela.net.
2. Was wir erheben
Wir erheben nur, was für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Es gibt fünf Kategorien:
Kontodaten
- Name, E-Mail-Adresse, Passwort (von unserem Authentifizierungsanbieter gehasht, niemals im Klartext gespeichert)
- Firmenname, Funktion, Land (zur Lokalisierung des Produkts verwendet)
- Profilbild, sofern Sie eines hochladen
Kundeninhalte
Die Daten, die Sie bei der Nutzung von Tootela erstellen oder hochladen : Nachrichten, Dokumente, Dateien, Kontakte, Deals, Tickets, Projekte, Kalendereinträge usw. Diese Inhalte gehören Ihnen. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag, damit das Produkt funktioniert. Wir greifen zu keinem anderen Zweck darauf zu.
Nutzungsdaten
Informationen darüber, wie Sie das Produkt nutzen : besuchte Seiten, genutzte Funktionen, aufgetretene Fehler, ungefährer Standort aus Ihrer IP-Adresse, Browser- und Betriebssystemtyp. Wir nutzen dies, um das Produkt zu verbessern und Probleme zu beheben. Auf der Marketing-Website läuft die Analyse nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 10).
Abrechnungsdaten
Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif abonnieren, erheben wir Abrechnungsdaten : Firmenname, Rechnungsadresse, USt-IdNr. Kartennummern werden direkt von unserem Zahlungsdienstleister (Stripe) verarbeitet und gelangen niemals auf unsere Server.
Supportdaten
Wenn Sie uns kontaktieren, bewahren wir eine Aufzeichnung des Gesprächs auf, damit wir Ihnen helfen und das Produkt im Laufe der Zeit verbessern können.
3. Wie wir sie verwenden
- Den Dienst bereitstellen: Ihr Konto erstellen, Ihre Daten synchronisieren, Nachrichten zustellen, Rechnungen erstellen usw.
- Betreiben und verbessern: verstehen, welche Funktionen genutzt werden, Fehler beheben, die Leistung überwachen.
- Kommunizieren: auf Supportanfragen antworten, transaktionale E-Mails senden (Kontobestätigung, Anmeldecodes, Abrechnungsbelege, Sicherheitswarnungen), Dienstankündigungen versenden.
- Marketing: wenn Sie zugestimmt haben, einen Produkt-Newsletter mit geringer Frequenz senden. Sie können sich mit einem Klick abmelden.
- KI-Funktionen: wenn Sie eine KI-Funktion nutzen (Assistent, Dokument-KI, Beleganalyse, Meeting-Zusammenfassungen), werden die relevanten Inhalte ausschließlich zur Erzeugung der Antwort dieser Funktion an unseren KI-Anbieter (Google Gemini) gesendet.
- Recht und Sicherheit: Betrug und Missbrauch verhindern, rechtliche Pflichten erfüllen, unsere Bedingungen durchsetzen, unsere Rechte und die Rechte anderer schützen.
Wir verwenden Ihre Kundeninhalte nicht zum Trainieren von KI-Modellen, und unsere Verträge mit KI-Anbietern untersagen ihnen das Training damit. Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben Ihre Daten nicht an Werbetreibende weiter.
4. Rechtsgrundlagen (DSGVO)
Nach der DSGVO benötigen wir für jede Verarbeitungstätigkeit eine Rechtsgrundlage. So ordnet sich das zu:
| Tätigkeit | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Betrieb Ihres Kontos, Verarbeitung Ihrer Kundeninhalte, von Ihnen aufgerufene KI-Funktionen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Abrechnungs- und Steuerunterlagen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Verbesserung des Dienstes, Sicherheit, Betrugsprävention | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Marketing-E-Mails, Analyse-Cookies auf der Marketing-Website | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
5. Mit wem wir Daten teilen
Wir setzen eine kleine Zahl geprüfter Unterauftragsverarbeiter ein, jeweils auf Grundlage einer schriftlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit angemessenen DSGVO-Garantien:
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authentication, storage | EU — eu-west-3 (Paris, France) |
| Vercel Inc. | Application hosting, CDN, edge compute | Global edge |
| Stripe Inc. | Payment processing (incl. Stripe Connect for customers’ own invoice payments) | Ireland (EU) + USA |
| Resend Inc. | Transactional email delivery | USA (with EU SCCs) |
| Google LLC | Generative AI (Gemini API) for the AI assistant : opt-in only | USA (with EU SCCs) |
| LiveKit Inc. | Video meetings and calls (real-time audio/video infrastructure) | USA (with EU SCCs) |
| B2B Router (DocProcess group) | E-invoicing network access (Peppol / French PDP flows) | EU |
| Google LLC — Google Analytics 4 | Audience measurement : consent-gated, only loads after opt-in | USA (with EU SCCs) |
| Vercel Inc. — Vercel Analytics | Privacy-friendly, cookieless page analytics | Global edge |
| Google LLC — OAuth | Optional Gmail / Google Calendar sync : only when the user connects their Google account | USA (with EU SCCs) |
Wir aktualisieren diese Liste bei Änderungen. Wenn Sie über eine Tootela-AVV verfügen, informieren wir Sie 30 Tage vor der Aufnahme eines neuen Unterauftragsverarbeiters, damit Sie widersprechen können.
Darüber hinaus teilen wir Daten nur:
- Auf Ihre ausdrückliche Anweisung (z. B. wenn Sie eine Integration eines Drittanbieters wie die Gmail- oder Google-Kalender-Synchronisierung verbinden)
- Wenn dies gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung erforderlich ist oder um Betrug oder unmittelbaren Schaden abzuwehren
- Im Rahmen einer Unternehmensübertragung (Fusion, Übernahme), unter Fortführung dieser Datenschutzverpflichtungen
6. Internationale Übermittlungen
Tootela ist ein französisches Unternehmen und unsere Datenbank befindet sich in der EU (eu-west-3 (Paris, France)). Einige unserer Unterauftragsverarbeiter arbeiten von außerhalb der EU (insbesondere den USA). In diesem Fall wird die Übermittlung durch von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCC) sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen abgedeckt.
Bei KI-Funktionen werden Inhalte nur dann an unseren KI-Anbieter (Google Gemini) gesendet, wenn Sie die Funktion nutzen, und nur das, was zur Erzeugung der Antwort erforderlich ist. Unsere Vereinbarung mit dem Anbieter untersagt das Training mit diesen Inhalten.
7. Wie lange wir Daten aufbewahren
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Konto und Kundeninhalte (aktives Abonnement) | Für die Lebensdauer des Kontos |
| Konto und Kundeninhalte (nach Löschung) | Innerhalb von 30 Tagen nach der Löschanfrage dauerhaft gelöscht, ausgenommen Inhalte, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen |
| Backups | Im Rahmen der täglichen Backup-Rotation unseres Anbieters überschrieben |
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre (französisches Steuerrecht) |
| Server-Zugriffsprotokolle | Von unseren Hosting-Anbietern im Rahmen ihrer üblichen Rotation aufbewahrt und anschließend gelöscht |
| Marketingdaten | Bis zu Ihrer Abmeldung; wir behalten den Nachweis Ihrer Abmeldung, um Sie nicht erneut zu kontaktieren |
8. Sicherheit
Daten werden von unseren Infrastrukturanbietern bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt. Die Authentifizierung wird von Supabase verwaltet (Passwörter gehasht, niemals im Klartext gespeichert), mit verfügbarer Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code. Der Zugriff innerhalb eines Arbeitsbereichs erfolgt rollenbasiert, und Arbeitsbereiche sind auf Datenbankebene voneinander isoliert. Unsere Anbieter erstellen tägliche Backups. Das vollständige Bild finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.
Trotz aller Bemühungen ist kein System unangreifbar. Kommt es zu einer Verletzung, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, benachrichtigen wir die CNIL innerhalb von 72 Stunden und informieren die betroffenen Nutzer ohne unangemessene Verzögerung.
9. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft: eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie speichern
- Berichtigung: unrichtige Daten korrigieren zu lassen
- Löschung: uns zu bitten, Ihre Daten zu löschen („Recht auf Vergessenwerden“)
- Einschränkung: uns zu bitten, die Verarbeitung Ihrer Daten vorübergehend einzustellen
- Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten
- Widerspruch: der auf einem berechtigten Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen, einschließlich Profiling
- Widerruf der Einwilligung: für jede auf Einwilligung beruhende Verarbeitung, jederzeit
- Beschwerde einlegen: bei der französischen Datenschutzbehörde, der CNIL (cnil.fr)
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an contact@tootela.net. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
10. Cookies
Die Marketing-Website verwendet Google Analytics, das erst geladen wird, nachdem Sie über das Cookie-Banner eingewilligt haben; das Produkt selbst verwendet nur die Cookies, die erforderlich sind, um Sie angemeldet zu halten. Die vollständige Liste und wie Sie sie verwalten (einschließlich des Links „Cookie preferences“ in der Fußzeile) finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
11. Kinder
Tootela ist ein B2B-Produkt, das für die berufliche Nutzung bestimmt ist. Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von ihnen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind ein Konto erstellt hat, kontaktieren Sie uns, und wir werden es löschen.
12. Änderungen dieser Erklärung
Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten per E-Mail und über ein Banner im Produkt. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf der Seite spiegelt stets die aktuelle Fassung wider.
13. Kontakt
Fragen, Anliegen, Anfragen : contact@tootela.net, oder contact@tootela.net speziell für den Datenschutz. Postanschrift: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.