Informativa sulla privacy

Tootela è gestita da Tootela SAS, una società francese. La presente informativa è fornita in italiano per comodità; in caso di controversia si applica il diritto francese, come indicato nei nostri Termini di servizio.

1. Chi siamo

La presente Informativa sulla privacy si applica al sito web tootela.net e all'applicazione Tootela. Il titolare del trattamento è Tootela SAS, con sede legale in Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, registrata in Francia con il Paris 104 301 569.

Per qualsiasi domanda su come trattiamo i tuoi dati, contatta contact@tootela.net. Per le richieste specifiche in materia di protezione dei dati, puoi rivolgerti al nostro DPO all'indirizzo contact@tootela.net.

2. Cosa raccogliamo

Raccogliamo solo ciò che è necessario per far funzionare il servizio. Esistono cinque categorie:

Dati dell'account

• Nome, indirizzo e-mail, password (sottoposta ad hashing dal nostro fornitore di autenticazione, mai memorizzata in chiaro)
• Nome dell'azienda, ruolo, paese (usati per localizzare il prodotto)
• Immagine del profilo, se ne carichi una

Contenuti del cliente

I dati che crei o carichi utilizzando Tootela : messaggi, documenti, file, contatti, trattative, ticket, progetti, eventi del calendario, ecc. Sei proprietario di questi contenuti. Li trattiamo per tuo conto per far funzionare il prodotto. Non vi accediamo per alcuna altra finalità.

Dati di utilizzo

Informazioni su come utilizzi il prodotto : pagine visitate, funzioni utilizzate, errori riscontrati, posizione approssimativa ricavata dal tuo indirizzo IP, tipo di browser e di sistema operativo. Le usiamo per migliorare il prodotto e correggere i problemi. Sul sito di marketing le statistiche vengono eseguite solo se acconsenti (vedi sezione 10).

Dati di fatturazione

Se sottoscrivi un piano a pagamento, raccogliamo i dati di fatturazione : nome dell'azienda, indirizzo di fatturazione, numero di partita IVA. I numeri delle carte sono gestiti direttamente dal nostro fornitore di pagamenti (Stripe) e non transitano mai dai nostri server.

Dati di assistenza

Quando ci contatti, conserviamo una traccia della conversazione per poterti aiutare e migliorare il prodotto nel tempo.

3. Come li utilizziamo

• Fornire il servizio: creare il tuo account, sincronizzare i tuoi dati, recapitare i messaggi, generare le fatture, ecc.
• Gestire e migliorare: capire quali funzioni vengono utilizzate, correggere i bug, monitorare le prestazioni.
• Comunicare: rispondere alle richieste di assistenza, inviare e-mail transazionali (conferma dell'account, codici di accesso, ricevute di fatturazione, avvisi di sicurezza), inviare annunci sul servizio.
• Marketing: se hai dato il consenso, inviare una newsletter di prodotto poco frequente. Puoi annullare l'iscrizione con un clic.
• Funzioni di IA: quando utilizzi una funzione di IA (assistente, IA documentale, analisi delle ricevute, riepiloghi delle riunioni), il contenuto pertinente viene inviato al nostro fornitore di IA (Google Gemini) al solo scopo di generare la risposta per quella funzione.
• Aspetti legali e sicurezza: prevenire frodi e abusi, adempiere agli obblighi di legge, far rispettare i nostri termini, tutelare i nostri diritti e quelli altrui.

Non utilizziamo i tuoi contenuti di cliente per addestrare modelli di IA e i nostri contratti con i fornitori di IA vietano loro di addestrarli su di essi. Non vendiamo i tuoi dati. Non condividiamo i tuoi dati con inserzionisti.

4. Basi giuridiche (GDPR)

In base al GDPR abbiamo bisogno di una base giuridica per ogni attività di trattamento. Ecco la corrispondenza:

5. Con chi condividiamo i dati

Ci avvaliamo di un numero ridotto di responsabili del trattamento verificati, ciascuno vincolato da un accordo scritto sul trattamento dei dati con adeguate garanzie GDPR:

Aggiorniamo questo elenco quando cambia. Se hai in essere un DPA con Tootela, ti informiamo 30 giorni prima di aggiungere un nuovo responsabile del trattamento affinché tu possa opporti.

Oltre a ciò, condividiamo i dati solo:

• Su tua istruzione esplicita (ad esempio quando colleghi un'integrazione di terze parti come la sincronizzazione con Gmail o Google Calendar)
• Se richiesto dalla legge, da un'ordinanza del tribunale o per proteggere da frodi o danni imminenti
• Nel contesto di un'operazione societaria (fusione, acquisizione), con continuità di questi impegni sulla privacy

6. Trasferimenti internazionali

Tootela è una società francese e il nostro database si trova nell'UE (eu-west-3 (Paris, France)). Alcuni dei nostri responsabili del trattamento operano al di fuori dell'UE (in particolare gli Stati Uniti). Quando ciò accade, il trasferimento è coperto da Clausole Contrattuali Tipo (CCT) approvate dalla Commissione europea, oltre a misure tecniche e organizzative supplementari.

Per le funzioni di IA, i contenuti vengono inviati al nostro fornitore di IA (Google Gemini) solo quando utilizzi la funzione e solo per quanto necessario a generare la risposta. Il nostro accordo con il fornitore vieta l'addestramento su questi contenuti.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

8. Sicurezza

I dati sono cifrati in transito (TLS) e a riposo dai nostri fornitori di infrastruttura. L'autenticazione è gestita da Supabase (password sottoposte ad hashing, mai memorizzate in chiaro), con autenticazione a due fattori tramite codice e-mail disponibile. L'accesso all'interno di uno spazio di lavoro è basato sui ruoli e gli spazi di lavoro sono isolati l'uno dall'altro a livello di database. I nostri fornitori eseguono backup giornalieri. Il quadro completo è disponibile sulla nostra pagina Sicurezza.

Nonostante i nostri sforzi, nessun sistema è inviolabile. Se si verifica una violazione che potrebbe comportare un rischio per i tuoi diritti, lo notificheremo alla CNIL entro 72 ore e informeremo gli utenti interessati senza ingiustificato ritardo.

9. I tuoi diritti

In base al GDPR hai il diritto di:

• Accesso: chiedere una copia dei dati personali che deteniamo su di te
• Rettifica: correggere dati inesatti
• Cancellazione: chiederci di eliminare i tuoi dati («diritto all'oblio»)
• Limitazione: chiederci di sospendere temporaneamente il trattamento dei tuoi dati
• Portabilità: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico
• Opposizione: opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, inclusa la profilazione
• Revoca del consenso: per qualsiasi trattamento basato sul consenso, in qualsiasi momento
• Proporre reclamo: all'autorità francese per la protezione dei dati, la CNIL (cnil.fr)

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, scrivi a contact@tootela.net. Rispondiamo entro 30 giorni.

10. Cookie

Il sito di marketing utilizza Google Analytics, caricato solo dopo il tuo consenso tramite il banner dei cookie; il prodotto stesso utilizza solo i cookie necessari a mantenerti connesso. L'elenco completo e le modalità di gestione (compreso il link «Cookie preferences» nel piè di pagina) sono nella nostra Informativa sui cookie.

11. Minori

Tootela è un prodotto B2B riservato all'uso professionale. Il servizio non è rivolto ai minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente dati personali che li riguardano. Se ritieni che un minore abbia creato un account, contattaci e lo elimineremo.

12. Modifiche alla presente informativa

In caso di modifiche sostanziali, te lo comunicheremo via e-mail e tramite un banner nel prodotto almeno 30 giorni prima che entrino in vigore. La data di «ultimo aggiornamento» in cima alla pagina riflette sempre la versione corrente.

13. Contatto

Domande, dubbi, richieste : contact@tootela.net, oppure contact@tootela.net specificamente per la protezione dei dati. Posta ordinaria: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.