Tootela jest prowadzona przez Tootela SAS, spółkę francuską. Niniejsza polityka jest udostępniana w języku polskim dla wygody; w razie sporu obowiązuje prawo francuskie, jak określono w naszym Regulamin.
1. Kim jesteśmy
Niniejsza Polityka prywatności dotyczy witryny tootela.net oraz aplikacji Tootela. Administratorem danych jest Tootela SAS, z siedzibą pod adresem Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, zarejestrowana we Francji pod numerem Paris 104 301 569.
W razie jakichkolwiek pytań dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych skontaktuj się z contact@tootela.net. W sprawach dotyczących wyłącznie ochrony danych możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem contact@tootela.net.
2. Co zbieramy
Zbieramy tylko to, co jest niezbędne do działania usługi. Istnieje pięć kategorii:
Dane konta
- Imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (haszowane przez naszego dostawcę uwierzytelniania, nigdy nieprzechowywane w postaci jawnej)
- Nazwa firmy, stanowisko, kraj (wykorzystywane do lokalizacji produktu)
- Zdjęcie profilowe, jeśli je prześlesz
Treści klienta
Dane, które tworzysz lub przesyłasz podczas korzystania z Tootela : wiadomości, dokumenty, pliki, kontakty, szanse sprzedaży, zgłoszenia, projekty, wydarzenia w kalendarzu itp. Jesteś właścicielem tych treści. Przetwarzamy je w Twoim imieniu, aby produkt działał. Nie uzyskujemy do nich dostępu w żadnym innym celu.
Dane o użytkowaniu
Informacje o tym, jak korzystasz z produktu : odwiedzane strony, używane funkcje, napotkane błędy, przybliżona lokalizacja ustalona na podstawie adresu IP, typ przeglądarki i systemu operacyjnego. Wykorzystujemy je do ulepszania produktu i usuwania błędów. W witrynie marketingowej statystyki działają tylko za Twoją zgodą (zob. sekcja 10).
Dane rozliczeniowe
Jeśli wykupisz plan płatny, zbieramy dane rozliczeniowe : nazwę firmy, adres rozliczeniowy, numer VAT. Numery kart są obsługiwane bezpośrednio przez naszego operatora płatności (Stripe) i nigdy nie trafiają na nasze serwery.
Dane wsparcia
Gdy się z nami kontaktujesz, zachowujemy zapis rozmowy, abyśmy mogli Ci pomóc i z czasem ulepszać produkt.
3. Jak to wykorzystujemy
- Świadczenie usługi: utworzenie konta, synchronizacja danych, dostarczanie wiadomości, generowanie faktur itp.
- Obsługa i ulepszanie: zrozumienie, które funkcje są używane, naprawianie błędów, monitorowanie wydajności.
- Komunikacja: odpowiadanie na zgłoszenia do wsparcia, wysyłanie e-maili transakcyjnych (potwierdzenie konta, kody logowania, potwierdzenia płatności, alerty bezpieczeństwa), wysyłanie komunikatów o usłudze.
- Marketing: jeśli wyraziłeś zgodę, wysyłanie rzadkiego newslettera produktowego. Możesz zrezygnować z subskrypcji jednym kliknięciem.
- Funkcje AI: gdy korzystasz z funkcji AI (asystent, AI do dokumentów, analiza paragonów, podsumowania spotkań), odpowiednie treści są wysyłane do naszego dostawcy AI (Google Gemini) wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi dla tej funkcji.
- Kwestie prawne i bezpieczeństwo: zapobieganie oszustwom i nadużyciom, wypełnianie obowiązków prawnych, egzekwowanie naszego regulaminu, ochrona naszych praw i praw innych osób.
Nie wykorzystujemy Twoich treści klienta do trenowania modeli AI, a nasze umowy z dostawcami AI zabraniają im trenowania na nich. Nie sprzedajemy Twoich danych. Nie udostępniamy Twoich danych reklamodawcom.
4. Podstawy prawne (RODO)
Zgodnie z RODO potrzebujemy podstawy prawnej dla każdej czynności przetwarzania. Oto jak się to przedstawia:
| Czynność | Podstawa prawna |
|---|---|
| Prowadzenie Twojego konta, przetwarzanie treści klienta, funkcje AI, które uruchamiasz | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Rejestry rozliczeniowe i podatkowe | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) |
| Ulepszanie usługi, bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) |
| E-maile marketingowe, pliki cookie analityczne w witrynie marketingowej | Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) |
5. Komu udostępniamy dane
Korzystamy z niewielkiej liczby zweryfikowanych podmiotów przetwarzających, z których każdy jest związany pisemną umową powierzenia przetwarzania danych z odpowiednimi zabezpieczeniami RODO:
| Podmiot przetwarzający | Cel | Region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authentication, storage | EU — eu-west-3 (Paris, France) |
| Vercel Inc. | Application hosting, CDN, edge compute | Global edge |
| Stripe Inc. | Payment processing (incl. Stripe Connect for customers’ own invoice payments) | Ireland (EU) + USA |
| Resend Inc. | Transactional email delivery | USA (with EU SCCs) |
| Google LLC | Generative AI (Gemini API) for the AI assistant : opt-in only | USA (with EU SCCs) |
| LiveKit Inc. | Video meetings and calls (real-time audio/video infrastructure) | USA (with EU SCCs) |
| B2B Router (DocProcess group) | E-invoicing network access (Peppol / French PDP flows) | EU |
| Google LLC — Google Analytics 4 | Audience measurement : consent-gated, only loads after opt-in | USA (with EU SCCs) |
| Vercel Inc. — Vercel Analytics | Privacy-friendly, cookieless page analytics | Global edge |
| Google LLC — OAuth | Optional Gmail / Google Calendar sync : only when the user connects their Google account | USA (with EU SCCs) |
Aktualizujemy tę listę, gdy się zmienia. Jeśli masz zawartą z Tootela umowę powierzenia (DPA), powiadamiamy Cię 30 dni przed dodaniem nowego podmiotu przetwarzającego, abyś mógł wnieść sprzeciw.
Poza tym udostępniamy dane wyłącznie:
- Na Twoje wyraźne polecenie (np. gdy podłączasz integrację zewnętrzną, taką jak synchronizacja z Gmail lub Google Calendar)
- Jeśli wymaga tego prawo, nakaz sądowy lub ochrona przed oszustwem albo bezpośrednim zagrożeniem
- W kontekście przeniesienia działalności (fuzja, przejęcie), przy zachowaniu ciągłości tych zobowiązań dotyczących prywatności
6. Przekazywanie międzynarodowe
Tootela jest spółką francuską, a nasza baza danych znajduje się w UE (eu-west-3 (Paris, France)). Niektóre z naszych podmiotów przetwarzających działają spoza UE (w szczególności ze Stanów Zjednoczonych). W takim przypadku przekazanie jest objęte standardowymi klauzulami umownymi (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską oraz uzupełniającymi środkami technicznymi i organizacyjnymi.
W przypadku funkcji AI treści są wysyłane do naszego dostawcy AI (Google Gemini) tylko wtedy, gdy korzystasz z funkcji, i tylko w zakresie niezbędnym do wygenerowania odpowiedzi. Nasza umowa z dostawcą zabrania trenowania na tych treściach.
7. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Konto i treści klienta (aktywna subskrypcja) | Przez cały okres istnienia konta |
| Konto i treści klienta (po usunięciu) | Trwale usuwane w ciągu 30 dni od żądania usunięcia, z wyjątkiem treści objętych prawnym obowiązkiem zachowania |
| Kopie zapasowe | Nadpisywane w ramach codziennej rotacji kopii zapasowych naszego dostawcy |
| Rejestry rozliczeniowe | 10 lat (francuskie prawo podatkowe) |
| Dzienniki dostępu do serwera | Przechowywane przez naszych dostawców hostingu w ramach ich standardowej rotacji, a następnie usuwane |
| Dane marketingowe | Do czasu rezygnacji z subskrypcji; zachowujemy zapis Twojej rezygnacji, aby ponownie się z Tobą nie kontaktować |
8. Bezpieczeństwo
Dane są szyfrowane podczas przesyłania (TLS) i w spoczynku przez naszych dostawców infrastruktury. Uwierzytelnianiem zarządza Supabase (hasła haszowane, nigdy nieprzechowywane w postaci jawnej), z dostępnym uwierzytelnianiem dwuskładnikowym za pomocą kodu e-mail. Dostęp w obrębie przestrzeni roboczej opiera się na rolach, a przestrzenie robocze są od siebie odizolowane na poziomie bazy danych. Nasi dostawcy wykonują codzienne kopie zapasowe. Pełny obraz znajdziesz na naszej strona Bezpieczeństwo.
Mimo naszych najlepszych starań żaden system nie jest niemożliwy do złamania. Jeśli dojdzie do naruszenia, które może powodować ryzyko dla Twoich praw, powiadomimy CNIL w ciągu 72 godzin i poinformujemy poszkodowanych użytkowników bez zbędnej zwłoki.
9. Twoje prawa
Zgodnie z RODO masz prawo do:
- Dostępu: żądania kopii danych osobowych, które przechowujemy na Twój temat
- Sprostowania: poprawienia nieprawidłowych danych
- Usunięcia: żądania usunięcia Twoich danych („prawo do bycia zapomnianym”)
- Ograniczenia: żądania tymczasowego wstrzymania przetwarzania Twoich danych
- Przenoszenia: otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie
- Sprzeciwu: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania
- Wycofania zgody: w odniesieniu do dowolnego przetwarzania opartego na zgodzie, w dowolnym momencie
- Wniesienia skargi: do francuskiego organu ochrony danych, CNIL (cnil.fr)
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na contact@tootela.net. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.
10. Pliki cookie
Witryna marketingowa korzysta z Google Analytics, ładowanego dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody za pośrednictwem banera cookie; sam produkt używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do utrzymania Twojej sesji. Pełna lista oraz sposób zarządzania nimi (w tym link „Cookie preferences” w stopce) znajduje się w naszej Polityka plików cookie.
11. Dzieci
Tootela to produkt B2B przeznaczony do użytku profesjonalnego. Usługa nie jest kierowana do dzieci poniżej 16. roku życia i nie zbieramy świadomie ich danych osobowych. Jeśli uważasz, że dziecko założyło konto, skontaktuj się z nami, a je usuniemy.
12. Zmiany w niniejszej polityce
Jeśli wprowadzimy istotne zmiany, powiadomimy Cię e-mailem oraz za pomocą banera w produkcie co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Data „ostatniej aktualizacji” u góry strony zawsze odzwierciedla aktualną wersję.
13. Kontakt
Pytania, wątpliwości, wnioski : contact@tootela.net, lub contact@tootela.net w sprawach dotyczących wyłącznie ochrony danych. Poczta tradycyjna: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.