Tootela drivs av Tootela SAS, ett franskt bolag. Denna policy tillhandahålls på svenska för enkelhetens skull; vid tvist gäller fransk rätt, enligt vad som anges i våra Användarvillkor.
1. Vilka vi är
Denna integritetspolicy gäller för webbplatsen tootela.net och Tootela-applikationen. Personuppgiftsansvarig är Tootela SAS, med säte på Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France, registrerat i Frankrike under Paris 104 301 569.
Om du har frågor om hur vi hanterar dina uppgifter kan du kontakta contact@tootela.net. För begäranden som specifikt rör dataskydd kan du nå vårt dataskyddsombud på contact@tootela.net.
2. Vad vi samlar in
Vi samlar bara in det som behövs för att driva tjänsten. Det finns fem kategorier:
Kontodata
- Namn, e-postadress, lösenord (hashat av vår autentiseringsleverantör, aldrig lagrat i klartext)
- Företagsnamn, roll, land (används för att lokalisera produkten)
- Profilbild om du laddar upp en
Kundinnehåll
De uppgifter du skapar eller laddar upp när du använder Tootela : meddelanden, dokument, filer, kontakter, affärer, ärenden, projekt, kalenderhändelser osv. Du äger detta innehåll. Vi behandlar det för din räkning för att produkten ska fungera. Vi kommer inte åt det för något annat ändamål.
Användningsdata
Information om hur du använder produkten : besökta sidor, använda funktioner, uppkomna fel, ungefärlig plats härledd från din IP-adress, webbläsar- och operativsystemtyp. Vi använder detta för att förbättra produkten och felsöka problem. På marknadsföringswebbplatsen körs statistik endast om du samtycker (se avsnitt 10).
Faktureringsdata
Om du tecknar en betald plan samlar vi in faktureringsuppgifter : företagsnamn, faktureringsadress, momsregistreringsnummer. Kortnummer hanteras direkt av vår betalningsleverantör (Stripe) och rör aldrig våra servrar.
Supportdata
När du kontaktar oss sparar vi en registrering av konversationen så att vi kan hjälpa dig och förbättra produkten över tid.
3. Hur vi använder dem
- Tillhandahålla tjänsten: skapa ditt konto, synkronisera dina uppgifter, leverera meddelanden, generera fakturor osv.
- Driva och förbättra: förstå vilka funktioner som används, rätta buggar, övervaka prestanda.
- Kommunicera: svara på supportärenden, skicka transaktionsmejl (kontobekräftelse, inloggningskoder, faktureringskvitton, säkerhetsvarningar), skicka tjänstemeddelanden.
- Marknadsföring: om du har samtyckt, skicka ett sällsynt produktnyhetsbrev. Du kan avregistrera dig med ett klick.
- AI-funktioner: när du använder en AI-funktion (assistent, dokument-AI, kvittoanalys, mötessammanfattningar) skickas det relevanta innehållet till vår AI-leverantör (Google Gemini) uteslutande för att generera svaret för den funktionen.
- Juridik och säkerhet: förebygga bedrägeri och missbruk, uppfylla rättsliga skyldigheter, upprätthålla våra villkor, skydda våra rättigheter och andras rättigheter.
Vi använder inte ditt kundinnehåll för att träna AI-modeller, och våra avtal med AI-leverantörer förbjuder dem att träna på det. Vi säljer inte dina uppgifter. Vi delar inte dina uppgifter med annonsörer.
4. Rättsliga grunder (GDPR)
Enligt GDPR behöver vi en rättslig grund för varje behandlingsaktivitet. Så här ser det ut:
| Aktivitet | Rättslig grund |
|---|---|
| Drift av ditt konto, behandling av ditt kundinnehåll, AI-funktioner du aktiverar | Fullgörande av avtal (art. 6.1 b) |
| Fakturerings- och skatteregister | Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) |
| Förbättring av tjänsten, säkerhet, bedrägeriförebyggande | Berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Marknadsföringsmejl, analyscookies på marknadsföringswebbplatsen | Samtycke (art. 6.1 a) |
5. Med vem vi delar data
Vi anlitar ett litet antal kontrollerade underbiträden, vart och ett bundet av ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal med lämpliga GDPR-skyddsåtgärder:
| Underbiträde | Syfte | Region |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authentication, storage | EU — eu-west-3 (Paris, France) |
| Vercel Inc. | Application hosting, CDN, edge compute | Global edge |
| Stripe Inc. | Payment processing (incl. Stripe Connect for customers’ own invoice payments) | Ireland (EU) + USA |
| Resend Inc. | Transactional email delivery | USA (with EU SCCs) |
| Google LLC | Generative AI (Gemini API) for the AI assistant : opt-in only | USA (with EU SCCs) |
| LiveKit Inc. | Video meetings and calls (real-time audio/video infrastructure) | USA (with EU SCCs) |
| B2B Router (DocProcess group) | E-invoicing network access (Peppol / French PDP flows) | EU |
| Google LLC — Google Analytics 4 | Audience measurement : consent-gated, only loads after opt-in | USA (with EU SCCs) |
| Vercel Inc. — Vercel Analytics | Privacy-friendly, cookieless page analytics | Global edge |
| Google LLC — OAuth | Optional Gmail / Google Calendar sync : only when the user connects their Google account | USA (with EU SCCs) |
Vi uppdaterar denna lista när den ändras. Om du har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Tootela meddelar vi dig 30 dagar innan vi lägger till ett nytt underbiträde så att du kan invända.
Utöver detta delar vi endast data:
- På din uttryckliga instruktion (till exempel när du ansluter en tredjepartsintegration som synkronisering med Gmail eller Google Kalender)
- Om det krävs enligt lag, ett domstolsbeslut, eller för att skydda mot bedrägeri eller överhängande skada
- I samband med en verksamhetsöverlåtelse (fusion, förvärv), med kontinuitet för dessa integritetsåtaganden
6. Internationella överföringar
Tootela är ett franskt bolag och vår databas finns i EU (eu-west-3 (Paris, France)). Vissa av våra underbiträden verkar från utanför EU (särskilt USA). När så sker omfattas överföringen av standardavtalsklausuler (SCC) godkända av Europeiska kommissionen, samt kompletterande tekniska och organisatoriska åtgärder.
För AI-funktioner skickas innehåll till vår AI-leverantör (Google Gemini) endast när du använder funktionen, och endast det som behövs för att generera svaret. Vårt avtal med leverantören förbjuder träning på detta innehåll.
7. Hur länge vi sparar data
| Data | Lagring |
|---|---|
| Konto och kundinnehåll (aktivt abonnemang) | Under kontots hela livslängd |
| Konto och kundinnehåll (efter radering) | Raderas permanent inom 30 dagar efter raderingsbegäran, förutom innehåll som omfattas av en rättslig lagringsskyldighet |
| Säkerhetskopior | Skrivs över i vår leverantörs dagliga rotation av säkerhetskopior |
| Faktureringsregister | 10 år (fransk skattelagstiftning) |
| Serveråtkomstloggar | Sparas av våra hostingleverantörer i deras standardrotation och raderas därefter |
| Marknadsföringsdata | Tills du avregistrerar dig; vi behåller registreringen av din avregistrering så att vi inte kontaktar dig igen |
8. Säkerhet
Data krypteras under överföring (TLS) och i vila av våra infrastrukturleverantörer. Autentisering hanteras av Supabase (lösenord hashade, aldrig lagrade i klartext), med tvåfaktorsautentisering via e-postkod tillgänglig. Åtkomst inom en arbetsyta är rollbaserad, och arbetsytor är isolerade från varandra på databasnivå. Våra leverantörer tar dagliga säkerhetskopior. Hela bilden finns på vår Säkerhetssidan.
Trots våra ansträngningar är inget system omöjligt att forcera. Om en incident inträffar som sannolikt medför en risk för dina rättigheter meddelar vi CNIL inom 72 timmar och informerar berörda användare utan onödigt dröjsmål.
9. Dina rättigheter
Enligt GDPR har du rätt att:
- Tillgång: begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig
- Rättelse: få felaktiga uppgifter rättade
- Radering: be oss radera dina uppgifter («rätten att bli bortglömd»)
- Begränsning: be oss tillfälligt upphöra med behandlingen av dina uppgifter
- Dataportabilitet: få dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format
- Invändning: invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, inklusive profilering
- Återkalla samtycke: för all behandling som grundas på samtycke, när som helst
- Lämna in ett klagomål: till den franska dataskyddsmyndigheten, CNIL (cnil.fr)
För att utöva någon av dessa rättigheter, mejla contact@tootela.net. Vi svarar inom 30 dagar.
10. Cookies
Marknadsföringswebbplatsen använder Google Analytics, som laddas först efter att du samtyckt via cookie-bannern; själva produkten använder endast de cookies som behövs för att hålla dig inloggad. Den fullständiga listan och hur du hanterar dem (inklusive länken «Cookie preferences» i sidfoten) finns i vår Cookiepolicy.
11. Barn
Tootela är en B2B-produkt avsedd för professionellt bruk. Tjänsten riktar sig inte till barn under 16 år, och vi samlar inte medvetet in personuppgifter från dem. Om du tror att ett barn har skapat ett konto, kontakta oss så raderar vi det.
12. Ändringar i denna policy
Om vi gör väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post och via en banner i produkten minst 30 dagar innan de träder i kraft. Datumet «senast uppdaterad» högst upp på sidan speglar alltid den aktuella versionen.
13. Kontakt
Frågor, funderingar, begäranden : contact@tootela.net, eller contact@tootela.net specifikt för dataskydd. Postadress: Tootela SAS, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.